Häufige Fragen

HOPJEKTO ist eine Software für Hausverwaltungen mit eigenen Hausmeistern. Das Büro plant im Verwaltungsportal Einsätze, Winterdienst, Müll und Aufträge; die Hausmeister sehen ihre Objekte und Termine in der Hausmeister-App und erledigen und dokumentieren dort alles direkt vor Ort.

Ja. Die HBP Bauplanung +fm GmbH setzt HOPJEKTO im täglichen Betrieb ein – von der Einsatzplanung der Hausmeister bis zu den Bauprojekten der Handwerker. Entwickelt wurde die Software eigenständig von Florian Hoppe.

Für Hausverwaltungen und Gebäudedienstleister, die eigene Hausmeister beschäftigen. Ab dem Paket „Business“ eignet sich HOPJEKTO auch für Betriebe mit eigenen Handwerkern, die Bauprojekte und Reparaturen abwickeln.

Nein. Das Verwaltungsportal läuft in jedem aktuellen Browser. Die Hausmeister-App wird über einen Link im Smartphone-Browser geöffnet und auf den Startbildschirm gelegt – ganz ohne App-Store. Eine eigene IT oder einen eigenen Server brauchen Sie nicht.

Nein. Ein Zugang gehört immer zu genau einer Firma bzw. Hausverwaltung. Mehrere Firmen buchen jeweils ein eigenes Paket – ihre Daten bleiben dann streng voneinander getrennt. Die Zahl der Objekte innerhalb einer Hausverwaltung ist davon nicht betroffen: Sie richtet sich nach den Wohneinheiten Ihres Pakets.

Noch nicht. Meldungen von Mietern trägt das Büro heute als Auftrag ein. Ein Mieterportal, über das Mieter Schäden und Anliegen direkt melden und den Bearbeitungsstand verfolgen, ist in Planung (siehe Ausblick).

Aktuelle iPhones (Safari) und Android-Smartphones (Chrome). Die App ist für die Bedienung mit einer Hand und große Schaltflächen ausgelegt.

Ja. Im Keller oder im Funkloch speichert die App Erledigungen, Fotos und Zählerstände auf dem Gerät und überträgt sie automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht. Oben in der App sehen Hausmeister jederzeit, ob sie online sind.

Nein. HOPJEKTO erfasst keinen Standort. Festgehalten wird nur, was der Mitarbeiter selbst einträgt – zum Beispiel Beginn und Ende eines Einsatzes, Fotos und Bemerkungen.

Nein. Fotos sind freiwillig. Sie können aber für einzelne Leistungen festlegen, dass ein Foto erforderlich ist – etwa als Nachweis beim Winterdienst oder bei Mängeln.

Ja. Neue Aufträge, Notfälle und Winterdiensteinsätze erscheinen in der App; auf Wunsch auch als Push-Benachrichtigung auf dem Smartphone.

Ja. Objekte, Wohneinheiten, Adressbuch, Zähler, Schlüssel, Geräte, Fahrzeuge und Leistungsvorlagen lassen sich per Excel einlesen, Excel-Vorlagen stehen im Portal bereit. Objekte und Wohneinheiten gehen auch direkt aus dem Export Ihrer Verwaltungssoftware. Wir unterstützen Sie bei der ersten Übernahme.

Sie legen je Objekt Flächen, Pflichtzeiten und Streumittel fest und teilen die Objekte in Touren auf. Die Hausmeister erfassen jeden Einsatz mit Uhrzeit, geräumten Flächen und Foto. Daraus entsteht ein Winterdienstprotokoll je Objekt als PDF. Die Software unterstützt so den Nachweis der Verkehrssicherungspflicht – die Pflicht selbst und deren rechtliche Bewertung bleiben bei Ihnen.

Sie tragen die Abwesenheit im Portal ein. HOPJEKTO gleicht den Zeitraum ab und zeigt, welche Objekte mit wie vielen offenen Aufgaben und mit Winterdienst betroffen sind. Jedes Objekt vergeben Sie an eine Vertretung – auch an verschiedene Kollegen. Wer in der Zeit selbst abwesend ist, wird angezeigt. Die Vertretung sieht ihre übernommenen Objekte samt Aufgaben sofort in der App; nach der Abwesenheit fällt alles automatisch zurück.

Ja. Eigentümer, Mieter, Dienstleister und Notdienste stehen in einem gemeinsamen Adressbuch – jeder Kontakt nur einmal. In der Objektakte übernehmen Sie Kontakte von dort. Ändert sich eine Nummer, gilt sie sofort für alle Objekte. Ein Klick auf die Nummer wählt über die Telefon-Software Ihrer Anlage.

Viele Städte und Entsorger bieten ihren Abfuhrkalender als iCal-Datei (.ics) an. Diese Datei laden Sie je Objekt hoch – Verschiebungen an Feiertagen sind dann schon enthalten. Termine lassen sich auch von Hand eintragen. Die Aufgaben „Tonnen raus“ und „Tonnen rein“ entstehen automatisch.

Es gibt die Rollen Administrator, Büro, Teamleitung, Hausmeister und Handwerker. Zusätzlich lassen sich Rechte je Modul (sehen, mitarbeiten, verwalten) und je Mitarbeiter anpassen. Büromitarbeiter können auf die ihnen zugeordneten Objekte beschränkt werden. Personaldaten wie Stundenkonten sehen nur Mitarbeiter mit einem besonderen Recht.

Ja. Mit der Option „Personalisierung“ erscheinen Ihr Logo und Ihre Firmenangaben im Portal, in der App und auf allen PDF-Berichten wie Leistungsnachweis, Winterdienstprotokoll oder Exposé. Außerdem stellt jeder Benutzer seine eigene Farbwelt für Portal und App ein.

Ja. HOPJEKTO erfasst die Zeiten je Einsatz und vergleicht Soll und Ist je Objekt und Mitarbeiter. Das Stundenkonto rechnet nach den regulären Arbeitszeiten Ihrer Firma, die Sie in den Einstellungen festlegen.

Ausschließlich auf Servern in der EU, gemietet bei der IONOS SE aus Montabaur. Die Schriften der Software liegen auf unseren eigenen Servern; es werden keine Werbe- oder Analysedienste eingebunden.

Einzige Ausnahme ist die Kartenvorschau in der Objektakte: Sie wird von Google Maps geladen, dabei werden die Objektadresse und die IP-Adresse an Google übertragen – keine Personen- oder Mieterdaten. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung.

Alle Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS). Die Daten jeder Firma sind bereits in der Datenbank voneinander getrennt. Administratoren melden sich mit zwei Faktoren an. Wichtige Änderungen werden in einem Änderungsprotokoll festgehalten.

Ja. Alle Daten werden täglich verschlüsselt gesichert und auf einem getrennten Speicher aufbewahrt.

Ja. Sie erhalten einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit einer Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen und der Liste der Unterauftragsverarbeiter.

Es gibt drei Pakete, jeweils pro Monat und netto zzgl. MwSt.:

• Basis – 69,99 € inkl. 2 Benutzer und 50 Wohneinheiten (Dashboard, Verwaltung, Hausmeister)
• Business – 129,99 € inkl. 5 Benutzer und 150 Wohneinheiten (zusätzlich Wetter, Handwerk, Personal)
• Business Pro – 324,99 € inkl. 10 Benutzer und 500 Wohneinheiten (zusätzlich Vermarktung, Fuhrpark)

Zusätzliche Benutzer kosten 12,99 € je Benutzer und Monat, weitere Wohneinheiten 9,99 € im Monat je 25 Wohneinheiten. Bei Zahlung für das ganze Jahr schenken wir Ihnen einen Monatsbetrag. Die Personalisierung mit Ihrem Logo und einer Farbwelt, die jeder Benutzer selbst einstellt, kostet einmalig 249,99 €. Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot.

Als Benutzer zählt jeder persönliche Zugang – im Büro ebenso wie Hausmeister und Handwerker in der App. Deaktivierte Benutzer zählen nicht. Als Wohneinheit zählt jede erfasste Einheit – Wohnungen ebenso wie Gewerbe, Stellplätze, Garagen und sonstige Einheiten. Wie viel Sie davon nutzen, sehen Sie jederzeit unter Einstellungen → Module & Lizenzen.

Ja. Nach einer kurzen Online-Demo richten wir Ihnen einen kostenlosen Testzugang für 14 Tage ein. Er endet automatisch und verlängert sich nicht kostenpflichtig. Wird daraus kein Vertrag, löschen wir die Testdaten 14 Tage nach dem Ende.

Der Vertrag läuft 12 Monate und verlängert sich jeweils um weitere 12 Monate, wenn er nicht spätestens 3 Monate vor Ende gekündigt wird. Wechseln Sie in ein größeres Paket, beginnt die Laufzeit von 12 Monaten neu. Kündigen können Sie bequem im Portal unter Einstellungen → Module & Lizenzen – Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail. Die Einzelheiten stehen in unseren AGB.

Sie zahlen monatlich. Wenn Sie für das ganze Vertragsjahr im Voraus zahlen, schenken wir Ihnen einen Monatsbetrag: Sie zahlen 11 statt 12 Monate. Im Portal sehen Sie unter Einstellungen → Module & Lizenzen, wie viel Sie damit sparen.

Ja. Wenn Sie Bauprojekte, Personal, Vermarktung oder Fuhrpark nutzen oder mehr Wohneinheiten verwalten möchten, wechseln Sie jederzeit in ein größeres Paket. Mit dem Wechsel beginnt die Laufzeit von 12 Monaten neu. Zusätzliche Benutzer und weitere Wohneinheiten buchen Sie auch ohne Paketwechsel jederzeit selbst im Portal dazu (Einstellungen → Module & Lizenzen) – weitere Wohneinheiten in Schritten von 25, sobald 90 % Ihrer gebuchten Wohneinheiten genutzt sind. Gebuchte Zusätze laufen mit Ihrem Vertrag und verlängern sich mit ihm. Ihre bisherigen Daten bleiben dabei unverändert erhalten. Geplante Erweiterungen finden Sie im Ausblick.

Nach Vertragsende können Sie Ihre Daten noch [30] Tage lang lesen und exportieren. Danach werden sie gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Ja. Wir unterstützen Sie bei der Übernahme Ihrer Objekte, beim Einrichten von Winterdienst und Müllplan und zeigen Ihrem Team die wichtigsten Abläufe. [Umfang und ggf. Kosten der Einrichtung festlegen.]