Datenschutzerklärung

Entwurf – keine Rechtsberatung. Der Text beschreibt den technischen Stand der Website und der Software zutreffend, muss aber vor der Veröffentlichung rechtlich geprüft werden (Rechtsberatung oder Datenschutzbeauftragte). Gelb markierte Stellen sind Platzhalter oder offene Entscheidungen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und für die in Abschnitt 5 und 6 genannten eigenen Verarbeitungen ist:

[Datenschutzbeauftragter: In der Regel erst Pflicht, wenn mindestens 20 Personen ständig mit personenbezogenen Daten arbeiten. Falls einer benannt ist, hier Name und Kontakt angeben; sonst diesen Absatz streichen.]

2. Das Wichtigste in Kürze

• Diese Website setzt keine Cookies, verwendet keine Analyse- oder Werbedienste von Dritten und lädt keine Inhalte von Dritten – auch die Schrift liegt auf unserem eigenen Server. Ein eigener Besuchszähler zählt nur Seitenaufrufe, ohne Sie wiederzuerkennen.
• Website und Software werden auf Servern in der EU betrieben (IONOS SE).
• Daten, die Hausverwaltungen in HOPJEKTO eingeben, verarbeiten wir nur in deren Auftrag und nach deren Weisung (Auftragsverarbeitung).

3. Besuch dieser Website

Server-Protokolle

Beim Aufruf der Website übermittelt Ihr Browser technisch notwendige Daten an unseren Server: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Statuscode, die zuvor besuchte Seite (Referrer) sowie Browser und Betriebssystem. Diese Daten werden in Protokolldateien gespeichert, um die Website auszuliefern, ihre Sicherheit zu gewährleisten und Fehler zu finden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb der Website. Die Protokolldateien werden nach 14 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

Hosting

Die Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, auf Servern in der EU gehostet. Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Keine Cookies, kein Tracking

Die Website speichert keine Informationen auf Ihrem Endgerät und liest keine aus. Es findet kein Tracking statt und es werden keine Nutzungsprofile gebildet.

Besuchszähler

Um zu sehen, wie oft welche Seite aufgerufen wird, meldet die Website beim Öffnen einer Seite deren Adresse (z. B. „/pakete.html“) an unseren Server. Gespeichert wird nur die Anzahl der Aufrufe je Seite und Tag – keine IP-Adresse, keine Cookies, keine Kennung und keine Angaben zu Browser oder Gerät. Ein Rückschluss auf einzelne Besucher ist damit nicht möglich. Aufrufe von Suchmaschinen und automatisierten Programmen werden nicht gezählt. Haben Sie in Ihrem Browser „Do Not Track“ oder „Global Privacy Control“ eingeschaltet, wird Ihr Besuch nicht gezählt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, das Angebot an den tatsächlich genutzten Seiten auszurichten. [Rechtlich prüfen: Einordnung nach § 25 TDDDG – die Meldung erfolgt per Skript im Browser, ohne Zugriff auf gespeicherte Informationen.]

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, Firma, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage), um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag zielt (z. B. Demo oder Angebot), sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von Anfragen). Wir löschen die Daten, wenn die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

5. Kunden und Interessenten

Für Angebote, Vertragsschluss, Einrichtung, Support und Abrechnung verarbeiten wir die Daten unserer Ansprechpartner bei Kunden und Interessenten (Name, Firma, Funktion, Kontaktdaten, Vertrags- und Rechnungsdaten). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Aufbewahrung von Rechnungen und Geschäftsbriefen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Für einen Testzugang legen wir eine Firma mit einem ersten Administrator an. Wird danach kein Vertrag geschlossen, löschen wir die Daten des Testzugangs 14 Tage nach dessen Ende.

Zustimmungen im Portal: Stimmen Administrator oder Geschäftsführer den AGB und dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung zu, speichern wir Fassung, Zeitpunkt, Name, E-Mail-Adresse und Rolle als Nachweis des Vertragsschlusses (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).

Wartungshinweise: Über geplante Wartungen informieren wir Kontakt und Administratoren unserer Kunden per E-Mail und in der Software (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Damit der Hinweis nicht erneut erscheint, speichern wir je Person, wann er zur Kenntnis genommen wurde, und löschen das 12 Monate nach dem Ende der Wartung.

Newsletter: Einen Newsletter senden wir nur, wenn Sie ihn selbst ankreuzen und über den Link in unserer Bestätigungs-E-Mail bestätigen (Double-Opt-in; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 UWG). Das ist freiwillig und keine Voraussetzung für den Vertrag. Als Nachweis speichern wir Name, E-Mail-Adresse und die Zeitpunkte von Bestellung, Bestätigung und Widerruf. Nicht bestätigte Anfragen löschen wir nach 30 Tagen. Sie können jederzeit über den Link in jeder Ausgabe oder im Portal widerrufen. Wir messen nicht, wer unsere E-Mails öffnet oder Links anklickt.

Hilfe-Assistent HOPPI und Meldungen: HOPPI, der Hilfe-Assistent im Portal, nutzt keinen externen KI-Dienst. Damit wir die Hilfe verbessern können, zählen wir getippte Fragen auf unserem Server: gespeichert werden nur der Fragetext, die Häufigkeit und der Zeitpunkt, ohne Name, E-Mail-Adresse oder Firma. E-Mail-Adressen und lange Nummern werden vorher entfernt; bitte nennen Sie in Fragen keine persönlichen Daten. Fragen ohne hinterlegte Antwort löschen wir, wenn sie zwölf Monate nicht mehr gestellt wurden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wenn Sie über HOPPI ein Problem oder einen Vorschlag melden, speichern wir Ihre Angaben mit Name, E-Mail-Adresse, Firma und dem Bereich des Portals, um die Meldung zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

6. Nutzung der Software HOPJEKTO

Daten, die Kunden eingeben (Auftragsverarbeitung)

Hausverwaltungen und andere Kunden nutzen HOPJEKTO für ihre eigenen Zwecke, zum Beispiel für Objekte, Aufträge, Fotos, Zeiten und Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter. Für diese Daten ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter ausschließlich nach seiner Weisung und auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Wenn Sie als Mitarbeiter eines Kunden Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten haben oder Rechte geltend machen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Arbeitgeber. Anfragen, die uns erreichen, leiten wir an ihn weiter.

Shortcuts

Legt ein Benutzer im Portal einen Schnelllink an, ruft unser Server die angegebene Website einmal ab, um Name und Symbol zu übernehmen. Die Website sieht dabei die Adresse unseres Servers, keine Daten des Benutzers.

Anmeldung

Für die Anmeldung speichern wir E-Mail-Adresse, Name, das verschlüsselte Passwort (als Hash) und – bei Administratoren – die Daten für die Zwei-Faktor-Anmeldung. Nach der Anmeldung setzt die Software technisch notwendige Sitzungs-Cookies bzw. Tokens, damit Sie angemeldet bleiben. Im Portal endet die Anmeldung nach 8 Stunden ohne Aktivität, spätestens nach 24 Stunden; die App bleibt auf dem Gerät bis zu 30 Tage angemeldet oder bis Sie sich abmelden. Diese Speicherung ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig, weil sie für den ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist.

Speicherung auf dem Endgerät (Offline-Betrieb)

Die Hausmeister-App speichert Aufgaben, Eingaben und Fotos vorübergehend im Speicher des Browsers auf dem Smartphone, damit sie auch ohne Internetverbindung funktioniert. Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden die Daten übertragen. Auch diese Speicherung ist für den Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Außerdem merkt sich die App Einstellungen wie die Reihenfolge der Startkacheln.

Push-Benachrichtigungen

Wenn Sie Push-Benachrichtigungen in der App einschalten, erzeugt Ihr Browser eine Empfangsadresse beim Push-Dienst des Browser-Herstellers (z. B. Apple, Google oder Mozilla). Über diesen Dienst senden wir verschlüsselte Benachrichtigungen an Ihr Gerät. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG); Sie können Benachrichtigungen jederzeit in der App oder in den Einstellungen Ihres Geräts abschalten. [Prüfen: Übermittlung an Push-Dienste außerhalb der EU nennen.]

Standort

HOPJEKTO erfasst keinen Standort Ihres Geräts.

Änderungsprotokoll

Wichtige Änderungen in der Software (z. B. an Benutzern, Rechten, Objekten oder Nachweisen) werden mit Name des Bearbeiters und Zeitpunkt protokolliert, um Nachvollziehbarkeit und Datensicherheit zu gewährleisten.

7. Kartenvorschau (Google Maps)

In der Objektakte der Software zeigt eine Karte, wo das Objekt liegt. Dafür wird beim Öffnen der Objektakte ein Kartenausschnitt von Google Maps geladen, einem Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Dabei werden die Adresse des Objekts und die IP-Adresse Ihres Geräts an Google übertragen; Google kann außerdem Informationen auf Ihrem Gerät speichern oder auslesen. Personen- oder Mieterdaten werden nicht übertragen.

Eine Übermittlung an die Google LLC in den USA ist möglich. Die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die EU-Kommission hat hierfür ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt (Art. 45 DSGVO).

Rechtsgrundlage: [Rechtlich prüfen. Die Karte wird derzeit ohne vorherige Einwilligung geladen (Entscheidung vom 02.11.2026). Denkbar ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer schnellen Orientierung vor Ort); weil Google Informationen auf dem Gerät speichern kann, ist zu prüfen, ob nach § 25 Abs. 1 TDDDG eine Einwilligung nötig ist. Alternative: Karte erst nach Klick laden.]

Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.

8. Empfänger und Dienstleister

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Wir setzen folgende Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter an unsere Weisungen gebunden sind:

• IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur – Server und Datenspeicher für Website und Software (Standort EU)
• [E-Mail-Versand: Anbieter eintragen] – Versand von Einladungen, Passwort-Links und Benachrichtigungen
• [ggf. Steuerberatung, Buchhaltungs- oder Zahlungsdienst eintragen]

Außerdem werden Daten an Google übertragen, wenn die Kartenvorschau geladen wird (Abschnitt 7), und an den Push-Dienst Ihres Browsers, wenn Sie Push-Benachrichtigungen nutzen (Abschnitt 6).

Wetteranzeige: Für das Wetter auf dem Dashboard ruft unser Server Vorhersage und amtliche Warnungen bei Bright Sky (Daten des Deutschen Wetterdienstes) ab; die Suche nach dem Wetter-Standort erfolgt über Open-Meteo. Übermittelt werden nur der Ortsname bzw. die Koordinaten des Firmenstandorts – keine personenbezogenen Daten und nicht die IP-Adresse Ihres Geräts.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Daten unserer Kunden in der Software werden nach Vertragsende gemäß dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung gelöscht; in Datensicherungen sind sie danach noch höchstens [12 Monate] enthalten, bis diese turnusmäßig überschrieben werden.

10. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten (Art. 15),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16),
• Löschung (Art. 17) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der für unseren Sitz zuständigen Behörde: der Sächsischen Datenschutz- und Transparenzbeauftragten in Dresden.

11. Datensicherheit

Alle Verbindungen zu Website und Software sind per TLS verschlüsselt (HTTPS). Die Daten jedes Kunden sind in der Datenbank technisch voneinander getrennt, werden täglich verschlüsselt gesichert und sind nur nach Anmeldung und Rechteprüfung zugänglich. Administratoren melden sich mit zwei Faktoren an.

12. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Website, Software oder Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.